Kurzleitfaden Automatischer Datenabgleich
zur Mitgliedermeldung mit Excel (o.ä.)

Upload – Schnell und Einfach

Mit wenigen Schritten lassen sich Mitgliederdaten schnell aktualisieren:

Voraussetzung Zugang zum Mitgliederbereich

Für die Meldung von Mitgliederdaten per Datei-Upload wird ein persönlicher Zugang zum Mitgliederbereich der BVS-Webseite benötigt.

• Login mit E-Mail-Adresse
• Erstregistrierung erforderlich
  Falls Sie noch ein altes Konto mit Benutzername im Format 1234Verein nutzen, registrieren Sie sich bitte hier:
  Jetzt registrieren

Hinweis: Besteht bereits ein Zugang (z. B. für BLB-Meldungen), kann dieser genutzt werden.

Dateianforderungen

Das System akzeptiert verschiedene Dateiformate und prüft die Daten automatisch. Folgende Hinweise sind zu beachten:

1. Datei prüfen:
   ➡️ Anforderungen an den Datei-Aufbau
2. Musterdatei herunterladen:
   ➡️ Muster-Excel XLSX Datei herunterladen
3. Beitragsklassen berücksichtigen:
   ➡️ Beitragsklassen
4. Austritte richtig melden:
   Ein Austrittsdatum muss immer angegeben werden – das Löschen aus der Excel-Liste reicht nicht aus.

So funktioniert der Upload: Schritt für Schritt

Schritt 1 Datei hochladen

• Die vorbereitete Datei vom Gerät auswählen.
• Mit einem Klick auf "Datei überprüfen" startet die Meldung

Schritt 2 Tabellenblatt wählen (optional)

• Falls die Datei mehrere Tabellenblätter enthält, das passende Blatt auswählen.
• Bei nur einem Tabellenblatt wird dieser Schritt übersprungen.

Schritt 3 Spalten zuweisen

• Das System erkennt automatisch, welche Daten in welcher Spalte stehen.
• Die Zuweisungen prüfen und fehlende Pflichtfelder ergänzen.
• Es können bestimmte Werte (z. B. Beitragsklasse) für die gesamte Datei festgelegt werden.

Schritt 4 Fehlerhafte Daten prüfen

• Vor der Übermittlung wird eine Vorschau der fehlerhaften Zeilen angezeigt.
• Fehlerhafte Daten in der Datei korrigieren und erneut hochladen.

⚠️ Fehlerhafte Zeilen werden ignoriert – die Meldung ist dann nicht vollständig.

Schritt 5 Datenvorschau im Vergleich

• Vor der Übermittlung wird eine Übersicht aller Änderungen und Neueintragungen angezeigt.
• Die Vorschau zeigt den Vergleich zwischen der hochgeladenen Datei und den aktuellen Daten in der BVS-Datenbank.
• Falsch zugeordnete Spalten können korrigiert oder die Datei erneut hochgeladen werden.

⚠️ Es werden nur Änderungen und neue Einträge übernommen. Austritte müssen mit Austrittsdatum gemeldet werden.

Schritt 6 Änderungen abschicken

• Die Änderungen werden erst in diesem Schritt in die zentrale BVS-Datenbank übernommen.
• Änderungen werden nicht vollständig gespeichert, wenn der Vorgang abgebrochen wird.
• Es können jederzeit weitere Dateien hochgeladen werden.

Fazit Einfach und schnell

Mit wenigen Schritten lassen sich Mitgliederdaten komfortabel online melden. Für Rückfragen steht der Support der BVS Bayern gerne zur Verfügung.

Zur Mitgliedermeldung per Datei-Upload