Kurzleitfaden Automatischer Datenabgleich
zur Mitgliedermeldung mit Excel (o.ä.)

Upload – schnell und einfach

Mit wenigen Schritten können Sie Ihre Mitglieder aktualisieren:

Voraussetzung Anforderungen überprüfen

Um Ihre Mitglieder komfortabel per Dateiupload melden zu können, benötigen Sie einen persönlichen Zugang zum Mitgliederbereich in der BVS-Webseite. Das Login erfolgt dort mittels Ihrer E-Mail-Adresse und setzt eine Erstregistrierung voraus. Sofern Sie bislang lediglich über ein Zugang mit Benutzernamen in der Form 1234Verein verfügen, sollten Sie sich hier registrieren:

Registrieren im Mitgliederbereich des BVS Bayern

Falls Sie sich zu einem früheren Zeitpunkt bereits dort registriert haben (z. B. für die Meldung zum BLB), haben Sie mit diesem Zugang bereits Zugriff auf die Komfortmeldung!

Dateianforderungen

Die Datei mit den Mitgliederdaten muss ein paar grundlegenden Anforderungen entsprechen. Aber keine Sorge: Das System ist mit einer Vielzahl an Dateiformaten kompatibel und nimmt Daten äußerst flexibel an.

• Überprüfen Sie Ihre vorhandene Datei mit den Anforderungen an den Datei-Aufbau
• Ein Muster-Excel XLSX Datei herunterladen mit allen Feldern und 3 Beispiel-Datensätzen steht zur Verfügung
• Beachten Sie die neuen BVS-Beitragsklassen  
• Bei Abmeldungen von Mitgliedern muss immer das Austrittsdatum erfasst werden. Die Löschung des Mitglieds in der Excel-Liste führt nicht zur Abmeldung

Schritt 1 Dateiupload

Starten Sie den Vorgang indem Sie die vorbereitete Datei von Ihrem Gerät auswählen.

Schritt 2 Tabellenblatt wählen (optional)

Falls Sie eine Datei mit mehreren Tabellenblättern hochgeladen haben, werden Sie aufgefordert das Richtige auszuwählen. Bei Dateien ohne Tabellenbläter, oder mit nur einem Tabellenblatt, wird dieser Schritt automatisch übersprungen.

Schritt 3 Spalten zuweisen

In diesem Schritt werden Sie gebeten klarzustellen, in welcher Spalte sich welche Art von Daten befinden. Eine schlaue Vorauswahl erfolgt bereits automatisch vom System.

Bitte überprüfen Sie diese und geben gegebenfalls noch fehlende Pflichtspalten an. Hier steht teilweise auch die Möglichkeit zur Verfügung, bestimmte Werte in einer Spalte für die gesamte Datei vorzugegeben, z. B. Versicherung, Beitragsklasse, etc.

Schritt 4 Vorschau der Daten im Vergleich

Vor der Übermittlung der Daten an die zentrale BVS-Datenbank sehen Sie noch mal eine Vorschau aller Änderungen und Neueintragungen. Die Übersicht zeigt Ihnen dabei tabellarisch die Unterschiede zwischen dem aktuellen Stand der BVS-Datenbank und den Mitgliederdaten aus Ihrer hochgeladenen Datei an.

Bei falschen Zuordnungen (aus Schritt 3) können Sie einfach über die Schaltfläche die erfolgte Zuordnung korrigieren. Falls Sie fehlerhafte Daten entdecken, haben Sie jederzeit die Möglichkeit eines erneuten Uploads einer korrigierten Excel-Datei.

Schritt 5 Änderungen abschicken

Neueintragungen und Änderungen werden erst in diesem Schritt an die zentrale BVS-Datenbank übermittelt. Sofern Sie den Vorgang vorher abbrechen, werden keine Änderungen gespeichert!

Sie können den Vorgang auch jederzeit wieder starten und weitere Dateien hochladen!

Zur Mitgliedermeldung per Dateiupload